إدارة الأقسام

إنشاء الأقسام ​

يتيح إنشاء الأقسام لمسؤولي النظام تصميم الهيكل التنظيمي وتجميع الأعضاء منطقيًا ضمن فرق أو إدارات أو وحدات. وغالبًا ما تكون هذه الخطوة من أولى مراحل إعداد المنظمة أو إعادة هيكلتها. ​

الخطوات:

1. من لوحة تحكم المسؤول، انتقل إلى الأعضاء والأقسام، ثم اختر الأقسام من الشريط العلوي واضغط على إضافة أقسام.
2. عند النقر على إضافة أقسام، سيظهر نموذج تحتاج إلى ملء الحقول مثل: اسم القسم، القسم الرئيسي، مشرف القسم.
3. هناك أيضًا خيار لإنشاء مجموعة لهذا القسم؛ إذا قمت بتحديد المربع، سيتم إنشاء مجموعة القسم تلقائيًا. لمزيد من المعلومات، يرجى زيارة “المجموعات ذات الصلة”.

البحث عن الأقسام ​

تساعد ميزة البحث عن الأقسام مسؤولي النظام على الوصول السريع إلى الفرق المطلوبة، مراجعة أعضائها، وتنفيذ الإجراءات الإدارية دون الحاجة للتنقل داخل هياكل معقدة. ​

آلية العمل:

1. يمكن للمسؤولين البحث في قوائم الموظفين والأقسام حسب الاسم باستخدام المطابقة التقريبية، مما يسمح بالتطابق الجزئي للعثور على الأقسام بكفاءة.

2. في صفحة قائمة الأعضاء، بعد تحديد القسم المستهدف والنقر عليه، سيقوم النظام تلقائيًا بفرز جميع الأعضاء داخل ذلك القسم؛ مما يسهّل عرض معلومات أعضاء القسم.

تعديل الأقسام ​

يتيح تعديل الأقسام لمسؤولي النظام الحفاظ على دقة البيانات التنظيمية مع تطور الفرق، سواء من خلال تغيير اسم القسم، تعديل الهيكل الإداري، أو تحديث مشرف القسم. ​

1. يمكن للمسؤولين تعديل معلومات الأقسام الموجودة، بما في ذلك اسم القسم، القسم الرئيسي، مشرف القسم.
2. اختر القسم الذي تريد تعديله، ثم اضغط على (تعديل) واملأ المعلومات المطلوبة. بعد التأكيد، سيتم مزامنة المعلومات المحدثة تلقائيًا مع جميع جهات اتصال المنظمة.

حذف الأقسام ​

يُستخدم حذف الأقسام عادة أثناء إعادة الهيكلة التنظيمية أو دمج الفرق أو تقليصها، لضمان عدم بقاء هياكل غير مستخدمة داخل النظام. ​

1. عند الحاجة إلى إزالة قسم ما بسبب تعديلات في الهيكل التنظيمي أو لأسباب أخرى، يمكن للمسؤولين حذف القسم عن طريق تحديد الأقسام المستهدفة واختيار حذف.

2. لتضمن إدارة سلسة للأقسام، يرجى مراجعة المتطلبات التالية قبل إجراء التعديلات:

   1. يجب إزالة جميع الأعضاء داخل القسم أو إعادة تعيينهم.
   2. يجب حذف جميع الأقسام الفرعية أولاً.

استيراد الأقسام ​

تتيح هذه العملية لمسؤولي النظام إدارة الهياكل التنظيمية الكبيرة بكفاءة، خاصة أثناء الإعداد الأولي أو إعادة الهيكلة الشاملة. ​

الخطوات:

1. من صفحة الأقسام، اختر استيراد أقسام جديدة دفعة واحدة.
2. قم بتنزيل نموذج الاستيراد المقدم من النظام.
3. املأ الحقول المطلوبة وفقًا للنموذج.
4. ارفع النموذج وسيقوم النظام بالتحقق من البيانات وتكوين الأعضاء والأقسام بكفاءة.

تصدير وتعديل الأقسام ​

تتيح هذه الميزة لمسؤولي النظام تحديث معلومات الأقسام بكفاءة دون الحاجة للتعديل اليدوي لكل قسم. ​

الخطوات:

1. من صفحة الأقسام، اختر استيراد/تصدير جماعي.
2. قم بتصدير بيانات الأقسام بصيغة XLS أو XLSX.
3. عدّل الحقول مثل اسم القسم أو مشرف القسم.
4. ارفع النموذج وسيقوم النظام بالتحقق من البيانات وتطبيق التحديثات تلقائيًا، مع تهيئة الأعضاء والأقسام بكفاءة.